Wie konnte, das nur passieren?

Wann haben Sie das letzte mal aus Unglauben oder Überraschung den Kopf geschüttelt?

Trump wurde gewählt, die Briten haben Ihren Austritt aus der EU entschieden und 8,7 Millionen Kilometer wurde bis Ende 2016 zurückgelegt, um virtuelle Pokémons zu jagen.

In IT-Systeme entstehen Tatsachen

„Postfaktisch“ wurde von der Gesellschaft für deutsche Sprache als das Wort des Jahres 2016 gewählt. Es kommt von „post-truth“ und deutet darauf hin, dass weniger die Fakten, als Emotionen bei politischen und gesellschaftlichen Diskussionen zählen. Die Psychische Kohärenzregelung kann erklären, wie der Mensch auch ohne Fakten und absoluter Wahrheit funktioniert. Das Neue, meiner Ansicht nach ist, dass durch IT-Strukturen und Vernetzung schneller und einfacher Effekte aus dem Nichtwissen emergieren, die Tatsachen schaffen, die außerhalb der Kontrolle jeden Einzelnen sind, aber in dem jeweiligen IT-System Spuren hinterlassen.

Diese Spuren können genutzt werden. Es können IT-Systeme geschaffen werden, die vorab Unbekanntes in Tatsachen verwandelt, die dann kontrolliert genutzt werden können. Eine kleine Demonstration finden Sie am linken Seitenrand, klicken Sie einfach mal auf den grünen Balken ...

Wie jedes Werkzeug, ist das Werkzeug an sich unschuldig für welchen Zweck es eingesetzt wird. Doch die Beispiele der Überwachung des US-Geheimdienst NSA machen Angst. Wer weiß, was wir alles Nichtwissen, wer weiß, was den mit dokumentierten Tatsachen gemacht wird? Das Schlimme in einem postfaktischem Zeitalter ist, das wir keine Kontrolle haben, wie die in Datenbanken dokumentierten Tatsachen interpretiert und genutzt werden. Nein, ich male jetzt nicht den Teufel an die Wand und möchte in unserem persönlichen Umfeld bleiben.

Wann wurden Sie das letzte mal von Ihrem Partner, einem Freund oder Mitarbeiter missverstanden? Welche Kontakte meiden Sie, da das Leben ohne diese Personen angenehmer ist? Es gibt Menschen mit denen verbringen wir gerne Zeit, andere meiden wir. Das ist gut so, denn unsere Zeit ist limitiert, wir sollten damit sorgsam umgehen. Ich hatte den Glauben, dass Konsens im großen Stile erreichbar ist. Doch mit meinem Projekt Consenser.org bin ich gescheitert. In meinen philosophischen Cafés, trafen sich immer Experten aus verschiedenen Fachbereichen zu einem Thema. Da jeder Fachbereich seine eigene Modelle und Sprache hatte, war ein aneinander vorbeireden leider der Normalfall. 

Vereinbarungen UND Entkopplung

Um es abzukürzen. Für gelungenes Zusammenleben und Zusammenarbeiten braucht es Vereinbarungen UND Entkopplung. Für das Treffen von Vereinbarungen braucht es ein gemeinsames Verständnis. Liegt dies nicht vor, gibt es zwei Möglichkeiten damit umzugehen. Entweder man nimmt sich die Zeit, zur Schaffung einer Kommunikationsschnittmenge in Form geteilter Modelle und Sprache oder man reduziert die gemeinsame Zeit gegen Null. Viele unnötige Konflikte lassen sich durch Kontextfokussierung und Entkopplung im Nichts auflösen. 

Ein Beispiel für Entkopplung: Die IT-Abteilung denkt anders als der Vertrieb. Der Vertrieb ist marktgetrieben und hoch dynamisch, er wünscht sich einen immer besseren Service und innovative Produkte. Die IT-Abteilung möchte, dass ihre IT-Systeme verlässlich laufen, je geringer die Systemvielfalt ist und je standardisierter die IT-Systeme gehalten werden, desto einfacher ist es dies umzusetzen. Die vom Vertrieb dringend benötigte Anpassung der Geschäftsprozesse haben in der IT-Abteilung meistens eine geringere Priorität. Dies ist auch aus der Perspektive der IT nachvollziehbar. Aus der Perspektive der Wertschöpfung für das Gesamtunternehmen müsste aber der neue Geschäftsprozess direkt umgesetzt werden. Der prozessverantwortliche Vertrieb muss mit seinen Prozessplänen firmenpolitisch aktiv werden, damit die Änderung des Geschäftsprozesses eine höhere Priorität in der Aufgabeliste der IT-Abteilung bekommt. Das kann sehr kräfteraubend sein und ein Erfolg ist nicht garantiert. Scheitern man öfters, macht sich eine Resignation bereit und man setzt einfach das fort, was vorhanden ist. Kennen Sie dieses Gefühl der Machtlosigkeit? Wie wird bei Ihnen im Unternehmen über notwendige Anpassung von Geschäftsprozess entschieden? Wer hat die Kompetenz zu bewerten, wie bedeutend die Umsetzung einer Änderung für das Unternehmen ist? Am Ende wird oft das Top-Management um Schlichtung zwischen IT-Abteilung, Fachabteilung und Prozessverantwortlichen gebeten. Wäre der Vertrieb befähigt, seine eigenen Geschäftsprozess umzusetzen und damit von der IT-Abteilung unabhängig und damit entkoppelt, würde es zu diesen Konflikten erst gar nicht kommen. 

Ein Beispiel für Vereinbarung: Die IT-Struktur gibt klar vor, was vereinbart ist. Passt etwas nicht, so kann der IT-Anwender ohne Kenntnisse von Programmierung noch Prozessen dies äußern, manche Anwender können sogar ad-hoc direkt neue Geschäftsprozesse starten. Diese Möglichkeit muss natürlich das IT-System anbieten. Diese neuen Tatsachen sind Gegenstand für ein anschließendes Vereinbarungsgespräch, um festzulegen, ob diese in die IT-Struktur mit aufzunehmen sind. Es ist einfacher, etwas Bestehendes nach und nach passender zu machen, da der Vereinbarungsprozess über die Zeit gestreckt ist,  als vorab zu vereinbaren, wie die zukünftige Geschäftsprozesse endgültig auszusehen haben. Denn die gelebten Geschäftsprozesse schaffen einen gemeinsam erfahrenen Kontext, über den es sich einfacher sprechen lässt, als der Versuch die Perspektivenvielfalt in ein perfektes zukünftiges Prozessmodel zu vereinbaren. Aus der Schwierigkeit, viele Perspektiven mit zu berücksichtigen, werden Vereinbarungsprozesse oft durch eine große Entscheidung durch eine Person oder Gruppe beendet. Doch nur bei einem iterativen Vorgehen, kann die Erfahrungen und die Perspektivenvielfalt der IT-Anwender sowie neue Situationen kontinuierlich mit einfließen.

Die passende Balance zwischen Vereinbarung und Entkopplung zwischen IT-Abteilung, Prozessverantwortlichen und IT-Anwendern sorgt dafür, dass im Vertrieb schneller und friedvoller die Kundenwünsche erfüllt werden und Mitarbeiterideen in die Geschäftsprozesse einfließen. Dafür muss der Vertrieb befähigt sein, unabhängig von der IT-Abteilung, diese Änderungen zeitnah umsetzen zu können – vor allem weiß der IT-Anwender meistens am besten, was für Prozesse gebraucht werden.

Alle gewinnen von der Balance aus Vereinbarung und Entkopplung

• Die IT-Abteilung kann sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und muss weder die Details der sich ständig ändernden Geschäftsprozesse verstehen noch sich darum kümmern.
• Die Prozessverantwortlichen ersetzen Firmenpolitik auf Basis von Prozessplänen durch vereinbarte und gelebte, immer passender werdende Geschäftsprozesse.
• Die Mitarbeiter bringen ihre Ideen ein und können auf neue Situationen, Überraschungen und Kundenwünsche ad-hoc reagieren.
• Der Geschäftsführer freut sich über die friedvolle Transformation der Organisation in die richtige Richtung. 

Wie konnte das passieren? Antwort: Dank der tatsachengesteuerten IT-Struktur »