So wird Ihre Firma zu einem echten Shapeshifter

Die Keynote auf dem Management 3.0 Gathering von Jurgen Appelo am 23.03.2017 bei der DB Systel in Frankfurt auf ein Wort gebracht: SHAPESHIFTER

Es geht dabei um die Fähigkeit, kontextabhängig den richtigen Balancepunkt zwischen x und y einstellen zu können. Es gibt viele verschiedene Paarungsarten:

• Hierarchie und Netzwerk
• Kontrolle und Freiheit
• Zentralisierung und Dezentralisierung
• Spezialisierung und Generalisierung
• Ausnutzung und Erforschung
• Ausführung und Innovation
• Struktur und Agilität
• Organisation und Selbstorganisation (und Evolutionsorganisation)

Doch erst die Dematerialisierung von Teams macht eine Firma zu einem wahren Shapeshifter,

womit es einfacher wird die Brücke von Alt zu Neu zu schlagen. Damit möchte ich die Brücke schlagen zu folgenden Blogparaden:

• Blogparade #Digitalisierung: Was passiert da gerade eigentlich?
• Blogparade #neuewirtschaft: Change - Wie schlagen wir Brücken von Alt zu Neu?

Ausgangsbasis: IT-Systeme produzieren Tatsachen

Ich war vergangenen Sommer schon sehr überrascht zu sehen, wie junge Menschen kurz vor Mitternacht die Fußgängerzone in Bad Tölz füllten. In Bad Tölz! Jahrelang davor, war es dort immer wie ausgestorben. Die Erklärung war - das virtuelle Spiel Pokémon Go.

Wer Pokémon Go spielt, akzeptiert automatisch die Regeln des Spieles. Dieses IT-System strukturiert die Kommunikation und das Verhalten der Spieler. Auf die, durch IT-Systeme strukturierte Kommunikation, können Tatsachen zurückgeführt werden, die uns alle überrascht haben, wie zum Beispiel die Finanzkrise oder der Arabische Frühling.

Synthese aus IT-System und sozialem System

Die Kommunikation, die stattfindet, kann als soziales System gesehen werden.  (Allgemeine Systemtheorie nach Niklas Luhmann) Innerhalb dieses sozialen Systems gibt es auch Strukturen, die eine bestimmte Art von Kommunikation wahrscheinlicher machen. Ich rede mit meinen Eltern anders als mit meinen Geschäftspartnern, Fahrradfreunden oder Tanzpartnerinnen.

IT-Systeme können die Art der Kommunikation und damit das soziale System strukturieren. Innerhalb eines ERP-Systems kommuniziere ich anders, als über E-Mail oder Twitter. Mit einem IT-System ist es besonders einfach den Balancepunkt zwischen Vorgaben und Freiheiten einzustellen. In einem ERP-System ist genau festgelegt, was von wem kommuniziert werden kann – wenig Freiheit. Auch Twitter gibt klare Vorgaben, wie maximal 140 Zeichen, Hashtags und Follower-Prinzip. Doch was kommuniziert wird, bleibt frei. Beim ERP-System wird sicher gestellt, dass so kommuniziert wird, wie vom Systemerschaffer gewünscht. Bei Twitter geht es darum, dass viel kommuniziert wird, ohne inhaltliche Vorgabe. Merken Sie etwas?

Digitalisierung in Firmen: Was passiert da gerade eigentlich?

Es gibt verschiedene Modelle, wie eine Firma gesehen werden kann. Z.B. das Modell, dass eine Firma aus Menschen besteht. Menschen mit einer bewussten Verarbeitungsgeschwindigkeit von 40 bits/Sekunde – etwa ein Satz pro Sekunde - unterstützt mit 11.000.000 bits/Sekunde, die unbewusst ablaufen (Ap Dijksterhuis). Wer die Probleme, die aus dieser Hardwarevoraussetzung entstehen, näher betrachten möchte, der lese Daniel Kahneman „Schnelles Denken, langsames Denken“.  Diese Hardwarevoraussetzung ist gesetzt. Dagegen entwickelt sich die Computerhardware nach Mooreschem Gesetz weiter. Wissen, das automatisiert werden kann, wird digitalisiert und von Maschinen schneller und zuverlässiger umgesetzt. Dies führt zu vielen lokalen Beschleunigungen. Ein paar Beispiele: Amazon liefert mir Ware innerhalb von Stunden; komplexe Prototypen können, dank 3D-Druck, von einem Tag auf den anderen produziert werden; The Decentralized Autonomous Organisation The Dao sammelt 150 Millionen US Dollar innerhalb von einem Monat von 11.000 Personen ein. Wohin das alles in Summe führt ist außerhalb unserer Kontrolle. Doch jede Firma versucht, mit ihrem Geschäftsmodell in einer immer schneller werdenden Welt, erfolgreich zu sein. Und ich als Mensch möchte in dieser schnellen Welt sinnerfüllt Leben.

Wenn mündliche Absprachen parallel laufen
Als Startup wird auf eine Geschäftsidee aufgebaut. Als kleines Team wird mündlich vereinbart, wer was zu machen hat. Das funktioniert in kleinen Teams hoch agil und meistens sehr gut. Bei Erfolg wird immer mehr Personal eingestellt, so dass nach und nach mündliche Absprachen parallel zueinander laufen. Es entstehen unterschiedliche Informationsniveaus, die zu noch mehr Kommunikation führen. Kommunikation in Form von Rückfragen per Telefon, E-Mails und Meetings.

Wenn das IT-System einen falschen Referenzpunkt hat
Es wird begonnen, die Kommunikation über gemeinsame Dokumente, wie z.B. mit Excel zu strukturieren, Management Software wird eingeführt und irgendwann kommt ein ERP-System. Die erfolgreiche Firma bekommt gefestigte Kommunikationsstrukturen, im sozialen System als auch im IT-System. Es ist eine Firmenkultur entstanden. Wenn beide Kommunikationsstrukturen sich gegenseitig unterstützen, hat die Firma als Ganzes gute Arbeit geleistet. Wird jedoch im IT-System genau das gemacht was vorgegeben wird und im sozialen System wird geschimpft, dann sollte man genauer hinsehen. Fragen Sie sich:

• Wird in der Firma Theater gespielt? (Schein und Sein ist unterschiedlich)
• Haben die Mitarbeiter alle notwendigen Informationen, damit sie ihre Arbeit erfolgreich erledigen können?
• Haben die Mitarbeiter ausreichend Freiraum, damit sie auf wechselnde Anforderungen passend reagieren können?
• Fließt zeitnah die lokale Expertise von Mitarbeiter und Kunden in die Struktur des IT-Systems ein?

Automatisiertes ist effizient! Was bringt es jedoch, wenn Sie immer schneller und kostengünstiger einen Service haben, der nicht mehr gebraucht wird? IT-Systeme können sich selbst optimieren, brauchen jedoch dafür einen Referenzpunkt für „richtig", nach dem sie sich selbst optimieren. Ob ein IT-System einen Mehrwert darstellt oder bereits zur Belastung geworden ist können nur die Nutzer beantworten.

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit über Abteilungs- und Firmengrenzen hinweg braucht es die passende IT-Struktur. Was gestern passend war, kann heute bereits unpassend sein. Die tatsachengesteuerte IT-Struktur befähigt Nutzer anders zu handeln, als die IT-Struktur es vorgibt und schafft so Tatsachen, die die IT-Struktur passend hält bzw. iterativ passender macht.

Ich kann ohne Programmierkenntnisse mein Smartphone durch Apps so konfigurieren, wie es für mich passend ist. Genauso einfach sollten Menschen, die in einem gemeinsamen Wertschöpfungsworkflow arbeiten, die Struktur der Zusammenarbeit konfigurieren können. Je mehr Personen, je verteilter diese Personen sitzen, je unterschiedlicher deren Ausbildung ist, je mehr Medienbrüche es gibt, desto wichtiger wird eine passende IT-Struktur. Die tatsachengesteuerte IT-Struktur befähigt die Nutzer ohne Programmierkenntnisse, dafür zu sorgen, dass die Struktur der Zusammenarbeit durch Transformation passend gehalten wird.

Entkopplung von Wertschöpfungsketten ist der erste Schritt zum Shapeshifter

Das sich eine Firma ab einer bestimmten Größe in unterschiedliche Abteilungen (z.B. Einkauf, Entwicklung, Produktion, Verkauf) differenziert, ist eine natürliche Entwicklung. Das kann zu einer höheren Effizienz führen. Dies jedoch auf Kosten einer geringeren Anpassungsfähigkeit an neue Marktsituationen. Das was gestern noch effizient war, kann morgen der Bankrott der Firma sein. Wer zum anpassungsfähigen Shapeshifter werden möchte, muss sich etwas gegen die Strukturen, der von selbst stattfindenden Differenzierung in Fachabteilungen, einfallen lassen. Es gibt verschiedene Ansätze. Ein paar Beispiele:

Der Startup-Ansatz
Parallel zur der Firmenstruktur werden neue Geschäftsideen getestet, gekauft bzw. umgesetzt.

Der Blutige-Ansatz
Splitten Sie Ihre Firma, ab einer bestimmten Größe, in unabhängige Unternehmen, die sich jeweils selbstständig auf dem Markt behaupten müssen. Zum Beispiel besteht der Konzernverband Bertelsmann aus vielen verschiedenen entkoppelten Firmen, die sich auf dem Markt behaupten müssen. Es findet eine kontinuierliche Transformation statt. „Der Konsolidierungskreis einschließlich der Bertelsmann SE & Co. KGaA umfasst zum 30. Juni 2016 insgesamt 956 (31. Dezember 2015: 954) Unternehmen mit 49 Zugängen und 47 Abgängen im ersten Halbjahr 2016.” (Bertelsmann 2016)

Der verlustarme Ansatz der Schnellen Evolution
Eine verlustarme Schnelle Evolution des Unternehmens entsteht, wenn in virtuelle Wertschöpfungsketten entkoppelt wurde, die eine Ebene über dem funktional differenzierten Unternehmen liegen. Um dies einfacher erklären zu können, unterscheide ich zwischen Organisation, Selbstorganisation und Evolutionsorganisation:  

• Bei der Organisation gibt es einen klaren Referenzpunkt nach dem gemanagt wird. Bestenfalls wird dieser vorab festgelegte Referenzpunkt erreicht.
• Die Selbstorganisation bezieht sich auf sich selbst. Transformation findet über Irritationen statt, wenn man sich auf diese einlässt. Selbstorganisation ist limitiert auf ihre Verarbeitungskapazität und ist vergangenheitsorientiert – auch wenn daraus zukünftige Ziele abgeleitet werden können. 
• Die Evolutionsorganisation ist fremdorientiert. Transformation findet durch Schnelle Evolution von Wertschöpfungsketten statt. Evolutionsorganisationen sind stark skalierbar und sind gegenwartsorientiert. Es entstehen zuvor oft unbekannte, aber passende Lösungen. Denn der Markt entscheidet über den Erfolg/Misserfolg einer Wertschöpfungskette. So entsteht eine kostengünstige, schnelle und humane Transformation in die „richtige” Richtung. Denn die Mitarbeiter können gleichzeitig in den unterschiedlichen, entkoppelten Wertschöpfungsketten über Kommunikation eingebunden werden, so dass der „Bankrott” einer Wertschöpfungskette keine personellen Konsequenzen hat! Auf diese Weise können große Unternehmen schneller und kompetenter als jedes Startup neue Service- und Geschäftsmodelle testen und iterativ zum Erfolg führen!

Dematerialisierung erweitert den Lösungsraum => passendere Lösungen

Hinter einem digitalisierten Zahlungsverkehr steht die Dematerialisierung von Münzen und Papiergeld in Kommunikation. Hinter einem virtuellen Rechtemanagement steht die Dematerialisierung von Schlüsseln in Kommunikation. Wer an der Vorstellung festhält, dass Teams und Firmen nur aus Menschen bestehen können, limitiert seinen eigenen Lösungsraum. Durch die Dematerialisierung in Kommunikation, die durch IT-Systeme strukturiert werden kann, eröffnet sich ein viel größerer Lösungsraum. Mit diesem größeren Lösungsraum werden Sie für Ihre aktuellen Herausforderungen nicht nur passendere Lösungen bekommen, sondern Sie können verschiedene Spielarten der Schnellen Evolution nutzen, die Ihre Firma zu einem echten Shapeshifter macht!

Der Mensch steht im Mittelpunkt
Digitalisierung führt zu Automatisierung und Dematerialisierung. Alles wird schneller, unübersichtlicher und überraschender. Firmen mit einer verlustarmen Schnellen Evolution werden in der immer dynamischer werdenden Welt erfolgreiche Unternehmen sein, denn sie können die Balance von Evolution und Menschlichkeit kontrollieren. Erfolgreich kann eine Firma nur dann sein, wenn sie gleichzeitig einen wirtschaftlichen, menschlichen und gesellschaftlichen Mehrwert bringt. Sie als Mensch werden weiterhin Ihren eigenen Referenzpunkt für „richtig“ haben und freier sein zu entscheiden, bei welchem Unternehmen bzw. IT-System Sie mitkommunizieren wollen und bei welchem nicht. Durch Ihre Teilnahme an Kommunikation unterstützen Sie das jeweilig soziale bzw. IT-System.

Digitalisierung bedeutet für mich mehr Freiheit, da sie mir mehr Wahlmöglichkeiten gibt, zwischen verschiedenen Kommunikationsangeboten wählen zu können. Es wird einfacher, das zu tun, was mir wichtig ist: Gute Gespräche mit interessanten Personen führen, meine Gedanken zu veröffentlichen, Fahrrad fahren, Kizomba tanzen, als Mensch sinnerfüllt zu leben.